Se encarga de proporcionar información de los hechos económicos, financieros y sociales de peoplecontact, en forma continúa y sistemática con el fin de dar a conocer de manera oportuna sus resultados para una acertada toma de decisiones.
Generar información contable producto de las distintas operaciones, transacciones y negocios realizados por peoplecontact, de acuerdo al PGCP (Plan General de Contabilidad Pública) y demás normatividad tributaria, comercial, laboral, entre otros aplicable en Colombia.
Procesar, registrar y mantener actualizada la información contable en el software que maneja la compañía denominado SGF (Sistema de gestión financiera) Fortuner.
Entrega oportuna de información a las diferentes áreas de la empresa y entidades externas que lo requieran.
Establecer una comunicación constante al interior del departamento y con las demás áreas de la empresa.
Intervención en el SGC
Nuestro compromiso como área de apoyo de la gerencia administrativa y financiera es ser un departamento altamente efectivo que aporte al cumplimiento de las metas de peoplecontact, aplicando los principios de contabilidad generalmente aceptados y demás normas que rijan a la entidad, orientado a una oportuna presentación de los informes contables y financieros, que sirvan a la administración para una adecuada toma de decisiones, las cuales contribuyan al desarrollo y progreso de peoplecontact.
Punta a punta
Los procesos inician con la recepción de información de otras áreas de la empresa, tales como:
Presupuesto: Todo registro relacionado con los Costos y gastos de la compañía siempre debe tener previamente un CDP (Certificado de disponibilidad presupuestal).
Operación: Todo registro relacionado con los Ingresos de la compañía debe estar acompañado de una liquidación o pre-factura por parte de los líderes de operación de Manizales y Bogotá.
Nomina y Contratación: Todos los registros de nomina quedan aplicados en la contabilidad a través de una interfaz que se genera mensualmente del software de ANTARES y se aplica en el software contable SGF.
Activos Fijos e Inventarios: Todos los registros contables son aplicados desde el modulo de inventarios Fortuner por los analistas de activos de Manizales y Bogotá.
Otras Áreas: Las cuales están encargadas de elaborar Certificaciones que evidencien la recepción a satisfacción de todos los bienes y servicios que paga la compañía, así como todas las novedades que consideren necesarias y deban quedar reflejadas en los Estados Financieros de la compañía.
Los procesos finalizan con la entrega de información a los clientes internos y externos tales como:
Tesorería: Elaboración de pagos.
Clientes: Radicación de facturas.
Gerencias: Presentación de Estados Financieros.
Demás organismos internos y externos: Suministro de información requerida.
El área de tesorería está encargada de organizar, dirigir y controlar de manera eficiente los ingresos de peoplecontact con el fin de cubrir dentro de los plazos y términos otorgados por los proveedores, las obligaciones de carácter económico contraídas por la empresa en el desarrollo de su objeto social; así como la inversión de los excedentes de caja.
El área de Tesorería es dependiente de la Gerencia Administrativa y Financiera, y su ente de control es la Revisoría Fiscal.
Intervención en el SGC
Efectuar oportunamente el pago de las obligaciones de carácter económico, contraídas por la organización en el desarrollo de su objeto social. El proceso inicia con la orden de pago y termina con el desembolso de los recursos ya sea mediante la elaboración de un cheque o la transferencia electrónica de fondos. El área de tesorería elabora en el SISTEMA DE GESTION FINANCIERA, un comprobante de egreso que contiene los datos del proveedor y el valor a pagar. Con esta información se procede a generar el desembolso de los recursos, mediante la elaboración de una transferencia bancaria o la emisión de un cheque a favor del beneficiario del pago. Es importante aclarar que la única área autorizada para dar información a los proveedores acerca de la programación de pagos, es la tesorería.
Interacción con otras áreas
El área de recursos humanos atiende las necesidades de personal de las diferentes áreas de la organización, una vez se han cumplido con los procesos de selección y contratación, se ingresa el nuevo colaborador a la nomina de peoplecontact, la Coordinadora de Talento Humano, de acuerdo con las novedades presentadas dentro del periodo a liquidar genera un archivo plano con una periodicidad quincenal, el cual contiene la información de pago de nomina, con este archivo plano se efectúa la transferencia respectiva al pago de la nomina, a cada uno de los colaboradores de la organización vinculados directamente por peoplecontact.