La misión del proceso compras y presupuesto tiene como objetivo, proveer a la organización oportunamente de los bienes y servicios que requiera para su operación y funcionamiento, brindar apoyo en cuanto a la planeación, análisis y coordinación de presupuestos y los procesos financieros.
Intervención en el SGC
Dentro del mapa de procesos y la política de calidad de peoplecontact la dirección de compras y presupuesto participa de una manera activa en el proceso de adquisición de bienes y servicios para la organización, el alcance del proceso es desde la requisición de bienes y servicios y gestión de la compra, y termina con el seguimiento a la compra y la evaluación de proveedores.
Interacción con otras áreas
En este proceso participan los lideres de área, analistas y auxiliares que requieran un bien o servicios para la operación dentro de la organización.
Los trámites de selección de contratistas por parte de peoplecontact se efectuaran de acuerdo a las siguientes modalidades de contratación siguiendo las directrices del Manual de contratación.
CONTRATACION DIRECTA: Bien o servicio que por su especialidad solo pueda ser ejecutado por un proveedor.
INVITACION PRIVADA entre 44 SMMLV y el monto máximo definido en los estatutos de la empresa.
Pólizas necesarias para el cubrimiento de riesgos inherentes a la compañía. Otros contratos entre 44 SMMLV y 434 SMMLV.
INVITACION PUBLICA contratos superiores a 434 SMMLV.
En la gestión de la compra del bien o servicio se envía solicitud de cotizaciones a los proveedores, requiriendo documentación legal y siguiendo los lineamientos de acuerdo al MANUAL DE CONTRATACION CIRCULAR N 014 de 2014.
DOCUMENTOS LEGALES
CAMARA DE COMERCIO
RUT
CERTIFICADO EXPEDIDO POR LA PROCURADURIA
CERTIFICADO EXPEDIDO POR LA CONTRALORIA
PAZ Y SALVO DE PARAFISCALES
CERTIFICACION DE INHABILIDADES.
EVALUACION DEL PROCESO
La evaluación técnica debe ser realizada por el supervisor del proceso, teniendo en cuenta especificaciones técnicas, oferta económica y demás requerimientos solicitados al proveedor.
CONTRATO U ORDEN DE GERENCIA.
Después de verificada la documentación se procede a realizar el contrato u orden de gerencia de acuerdo a la cuantía y siguiendo los lineamientos del MANUAL DE CONTRATACION CIRCULAR N 014 de 2014.
FUNCIONES DEL SUPERVISOR
El supervisor del proceso debe velar por el cumplimiento de las condiciones pactadas en el contrato u orden de gerencia. Cuando se trate de servicios y obras civiles con un plazo de ejecución mayor a 15 días el supervisor debe realizar seguimiento periódico siguiendo las directrices del MANUAL DEL SUPERVISOR CIRCULAR N 014 de 2014:
Certificación de bienes y servicios
Acta de inicio
Seguimiento de acuerdo a la periodicidad de pago
Acta de finalización
Acta de Liquidación.